Faktura z odroczonym terminem płatności: Jak działa i na co zwrócić uwagę?

Faktura z odroczonym terminem płatności to praktyczne narzędzie finansowe, które umożliwia kupującemu opóźnienie zapłaty za nabyte towary lub usługi. Dzięki temu zyskuje on dodatkowy czas na uregulowanie należności. Termin płatności faktur może wynosić od kilku dni do nawet kilku miesięcy, w zależności od ustaleń między stronami lub regulacji prawnych. 

Czym jest faktura z odroczonym terminem płatności?

Faktura z odroczonym terminem płatności to dokument księgowy, który umożliwia kupującemu opóźnienie zapłaty za nabyte towary lub usługi. Co to oznacza w praktyce? To określony czas, który nabywca ma na uregulowanie należność po otrzymaniu produktów lub usług.

Odroczony termin płatności daje kontrahentowi czas na uregulowanie zobowiązania. Taka elastyczność jest często wynikiem negocjacji między stronami, które uwzględniają specyficzne potrzeby finansowe kupującego. Wówczas przedsiębiorstwo zyskuje okres na zebranie środków, co może być szczególnie przydatne, gdy jego zasoby finansowe są ograniczone.

Faktura z odroczonym terminem płatności, będąca formą kredytu kupieckiego, wyznacza konkretny czas na uregulowanie należności, co pozwala firmom lepiej planować swoje finanse i zarządzać przepływem gotówki. Warto jednak pamiętać, że takie rozwiązanie wymaga odpowiedzialnego podejścia i precyzyjnego ustalenia warunków płatności, aby uniknąć problemów związanych z opóźnieniami.

Korzyści z odroczenia terminu płatności faktur

Odroczenie terminu płatności faktur to strategia, która może przynieść korzyści zarówno kupującym, jak i sprzedawcom.

Kupującym otrzymanie odroczonego terminu płatności przede wszystkim pozwala na lepsze zarządzanie płynnością finansową, dając dodatkowy czas na wygenerowanie środków potrzebnych do uregulowania zobowiązań. Dzięki temu firmy mogą wykorzystać dodatkowe zasoby, przeznaczając je na rozwój bieżącej działalność. W sytuacjach, gdy firma ma ograniczone własne środki finansowe, otrzymanie długiego terminu płatności umożliwia jej realizację większych zamówień lub projektów, które w innym przypadku byłyby poza jej zasięgiem finansowym. Firma zyskuje czas na sprzedaż produktów lub usług i wygenerowanie przychodu, który pozwoli na uregulowanie zobowiązań wobec dostawcy. 

Dla sprzedających stosowanie odroczenia płatności faktury może również być korzystne, gdyż poprawia pozycję konkurencyjną firmy na rynku. Oferując elastyczne warunki płatności, sprzedający może przyciągnąć nowych klientów oraz utrzymać długoterminowe współprace z tymi już istniejącymi. Dodatkowo, dzięki odroczeniu, sprzedawca ma większą szansę na realizację większych zamówień, które w innym przypadku mogłyby być dla kupującego trudne do sfinansowania z góry.

Elastyczność w płatnościach to jeden z czynników decydujących o wyborze dostawcy. Firmy, które potrafią dostosować swoje oferty do oczekiwań klientów i decydują się na udzielenie odroczonego terminu płatności, zyskują przewagę nad konkurencją. To z kolei może prowadzić do zwiększenia udziału w rynku i długoterminowego wzrostu.

Podsumowując, odroczenie terminu płatności faktur to rozwiązanie, które:

• dla kupujących oznacza większą swobodę finansową,

• dla sprzedawców jest szansą na zdobycie nowych klientów i wzmacnianie pozycję firmy na rynku.

Dodatkowo elastyczne wydłużone terminy płatności pomagają w utrzymaniu dobrych relacji między partnerami, budując zaufanie i lojalność w relacjach biznesowych. Warto jednak pamiętać, że takie rozwiązanie wymaga odpowiedzialnego podejścia i jasnego ustalenia warunków, aby uniknąć problemów z płatnością faktur po terminie i zachować zdrowe relacje biznesowe.

Wpływ terminu płatności faktur na płynność finansową

Długie terminy płatności faktur wpływają na poprawę płynności finansowej kupującego, ale jednocześnie są zagrożeniem dla wskaźników płynności sprzedawcy. Zagrożenie to związane jest szczególnie z ryzykiem zatorów płatniczych. Gdy kontrahent nie ureguluje należności na czas, sprzedawca może mieć trudności z utrzymaniem płynności finansowej. To z kolei może prowadzić do opóźnień w regulowaniu własnych zobowiązań, a w skrajnych przypadkach nawet zagrozić stabilności finansowej całej firmy. Wyobraź sobie firmę, która z powodu opóźnionych płatności nie jest w stanie terminowo opłacić swoich dostawców. To w konsekwencji może wpłynąć na jej zdolność do realizacji zamówień.

Jak skutecznie zarządzać płynnością finansową?

Aby skutecznie zarządzać płynnością finansową, kluczowe jest monitorowanie terminów płatności i podejmowanie działań zapobiegających opóźnieniom. Wprowadzenie systemów monitorowania płatności oraz regularne przeglądy finansowe mogą pomóc w szybkim identyfikowaniu potencjalnych problemów i umożliwić natychmiastowe reagowanie na zmieniające się okoliczności. Przykładem może być wdrożenie oprogramowania do zarządzania płatnościami, które automatycznie przypomina o zbliżających się terminach i monitoruje status faktur.

Regulacje prawne dotyczące odroczonych terminów płatności

W Polsce ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych stanowi fundament prawny, który precyzyjnie określa maksymalne terminy płatności. To szczególnie istotne dla małych i średnich przedsiębiorstw, które dzięki tym regulacjom są chronione przed nadmiernym przeciąganiem zapłaty. 

Zgodnie z przepisami, maksymalny termin płatności wynosi 60 dni, jeśli wierzycielem jest mała lub średnia firma, a dłużnikiem duży podmiot. Oznacza to, że mniejsze przedsiębiorstwa mogą oczekiwać zapłaty za faktury do dwóch miesięcy. W przypadku kiedy płatnikiem jest podmiot publiczny, termin ten wynosi maksymalnie 30 dni, z wyjątkiem podmiotów leczniczych, które również mogą korzystać z 60-dniowego terminu.

Termin zapłaty w transakcjach między równorzędnymi przedsiębiorcami prywatnymi (np. dwie średnie lub dwie duże firmy), nie powinien przekraczać 60 dni. Wyjątek stanowi sytuacja, w której strony w umowie wyraźnie uzgodnią dłuższy termin, oraz pod warunkiem że nie będzie on rażąco nieuczciwy wobec wierzyciela. Minimalny termin płatności faktury nie jest określony.

Odsetki ustawowe i rekompensata za koszty odzyskiwania należności

Jeśli nastąpiło niedotrzymanie terminu płatności faktury, wierzyciel ma prawo naliczać odsetki ustawowe. To narzędzie finansowe pełni rolę rekompensaty za opóźnienie w płatności, a jednocześnie motywuje dłużników do terminowego regulowania zobowiązań.

Dodatkowo wierzyciel może ubiegać się o rekompensatę za koszty odzyskiwania należności, której wysokość zależy od kwoty zadłużenia. To rozwiązanie ma na celu zrekompensowanie wierzycielowi kosztów związanych z dochodzeniem należności, a jednocześnie stanowi dodatkowy bodziec dla dłużników do terminowego regulowania płatności. Stawki odsetek oraz kwoty rekompensaty znajdziesz na stronie: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00156

Co zrobić, gdy minął termin płatności na fakturze?

Kiedy minął termin płatności faktury, a kontrahent nie uregulował zobowiązania na czas pora rozpocząć proces windykacji, czyli odzyskiwania należności od dłużnika. To nie tylko kwestia finansowa, ale również procedura prawna, która może przybierać różne formy, w zależności od okoliczności.

Kiedy data płatności faktury minęła i kontrahent opóźnia się z zapłatą, przedsiębiorca ma kilka możliwości:

• Windykacja miękka – przypominanie dłużnikowi o konieczności zapłaty. Może to obejmować:
  – wysyłanie przypomnień e-mailowych,
  – telefoniczne przypomnienia,
  – wysyłanie listów z wezwaniem do zapłaty,
  – dokonywaniu wpisów w biurach informacji gospodarczej (np. KRD, BIG, ERIF).

Celem tych działań jest skłonienie dłużnika do uregulowania zaległości, zanim konieczne będzie podjęcie bardziej radykalnych kroków.

• Windykacja twarda – jeśli windykacja miękka nie przynosi rezultatów, trzeba rozważyć bardziej zdecydowane działania, takie jak:
  – skierowanie sprawy do sądu,
  – egzekucja komornicza.

Należy jednak pamiętać, że każda z tych opcji wiąże się z dodatkowymi kosztami i czasem. Dlatego najlepiej jest działać prewencyjnie i wystrzegać się sytuacji w której koniecznością stanie się egzekwowanie swoich należności.

Jak zabezpieczyć się przed ryzykiem związanym z odroczonymi terminami płatności?

Kontrahent, który nie ureguluje należności na czas, może doprowadzić firmę do problemów z bieżącym finansowaniem działalności. Jak więc zminimalizować ryzyko związane z fakturami o odroczonym terminie płatności?

• Ostrożny dobór kontrahentów
  Staranny dobór kontrahentów to kluczowy element w ograniczaniu ryzyka związanego z niedotrzymaniem terminu płatności faktury. Kredyt kupiecki warto udzielać tylko tym partnerom, którym można zaufać – najlepiej na podstawie długotrwałej i sprawdzonej współpracy. Dobrze jest również regularnie analizować sytuację finansową potencjalnych kontrahentów, aby upewnić się, że będą w stanie terminowo wywiązać się ze swoich zobowiązań. Partnerów - zwłaszcza nowych - warto sprawdzać w biurach informacji gospodarczej (np. KRD, BIG, ERIF).
  
  
• Dokumentowanie transakcji
  Skrupulatne dokumentowanie każdej transakcji na wszystkich etapach współpracy to dodatkowy element ochrony przed perturbacjami płatniczymi. Gromadzenie dokumentów potwierdzających realizację usług lub dostawę towarów pozwala, w razie potrzeby, udowodnić wykonanie zlecenia. Taka praktyka wywołuje u kontrahenta respekt wobec profesjonalizmu i staranności w prowadzeniu działalności, co może przekładać się na terminowe regulowanie zobowiązań.
  
  
• Monitorowanie terminu płatności
  Monitorowanie należności to proces, który pozwala firmom na bieżąco kontrolować terminowość płatności faktur i podejmować odpowiednie działania w przypadku opóźnień m.in. natychmiast wstrzymać dalsze kredytowanie opóźniającego się kontrahenta. Usługi monitorowania, często oferowane przez firmy faktoringowe, wspierają przedsiębiorców w zarządzaniu odroczonymi płatnościami. Dzięki temu firmy mogą szybko reagować na wszelkie nieprawidłowości, co jest kluczowe dla utrzymania stabilnej płynności finansowej.
  
  
• Ubezpieczenie należności
  Ubezpieczenie należności to jedno z najważniejszych narzędzi, które pozwala zminimalizować ryzyko finansowe związane z problemem odroczonych terminów płatności. W nieustannie zmieniającym się otoczeniu biznesowym, takie rozwiązanie działa jak siatka bezpieczeństwa, chroniąc firmy przed nieprzewidzianymi stratami wynikającymi z niewypłacalności kontrahenta. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą skupić się na rozwoju, mając pewność, że ich należności są odpowiednio zabezpieczone.
  
  

Faktoring jako sposób na przyspieszenie płatności faktur

Dla sprzedawcy faktoring to ekspresowa zapłata faktury przed terminem płatności. Faktoring oferuje wiele korzyści, które mogą znacząco wpłynąć na funkcjonowanie firmy. Przede wszystkim, zapewnia szybki dostęp do gotówki z wystawionych faktur, co jest kluczowe dla firm, które muszą regularnie regulować swoje zobowiązania. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca nie musi czekać na zapłatę faktury ze strony kontrahenta, ponieważ firma faktoringowa wypłaca środki natychmiast po jej zatwierdzeniu. To szczególnie istotne w okresach wzmożonej aktywności gospodarczej, kiedy każda zwłoka może mieć poważne konsekwencje.

Co więcej, połączenie faktoringu z odroczonym terminem płatności może znacząco poprawić zarządzanie finansami firmy. Dzięki tej usłudze przedsiębiorstwa mogą lepiej planować swoje przepływy pieniężne, co jest niezbędne do prowadzenia stabilnej działalności. Dodatkowo, firmy faktoringowe często oferują monitoring, windykację oraz ubezpieczenie należności co pomaga przedsiębiorcom w zarządzaniu odroczonymi płatnościami i minimalizowaniu ryzyka związanego z opóźnieniami.

Faktoring to skuteczne rozwiązanie dla firm, które chcą przyspieszyć płatności faktur i utrzymać płynność finansową. Dzięki tej usłudze przedsiębiorcy mogą skupić się na rozwoju swojego biznesu, nie martwiąc się o zatory płatnicze. Warto jednak pamiętać, że kluczowe jest wybranie odpowiedniego partnera faktoringowego, aby w pełni wykorzystać potencjał tego narzędzia finansowego.

Faktura z odroczonym terminem płatności to popularne rozwiązanie, które może przynieść korzyści obu stronom transakcji, pod warunkiem że jest stosowane z rozwagą i odpowiednim przygotowaniem. Dla sprzedawcy to szansa na przyciągnięcie większej liczby klientów, którzy mogą preferować bardziej elastyczne warunki płatności. Z kolei kupujący zyskuje możliwość lepszego zarządzania przepływem gotówki, co jest szczególnie istotne, gdy dostępność środków jest ograniczona. Warto pamiętać, że przezorny zawsze ubezpieczony, dlatego kluczowe jest dokładne ustalenie warunków płatności i świadomość potencjalnych konsekwencji opóźnień.

_________________________________________________

Chcesz korzystać z faktoringu?